Zusammenarbeiten

Dr.Explain bietet Möglichkeiten für die Zusammenarbeit, die an die Bedürfnisse verschiedener Teams und Organisationen angepasst werden können. Sie können die Zusammenarbeit über einen Freemium-Dienst (www.tiwri.com) oder auf einem eigenen Firmenserver im internen Netzwerk des Unternehmens realisieren. Arbeiten Sie gemeinsam an verschiedenen Themen: Bearbeiten Sie Inhalte, kommentieren Sie Änderungen, sperren Sie Dokumentationsthemen, um versehentliche Bearbeitungen zu vermeiden, und verfolgen Sie Änderungen im Versionskontrollsystem.

Dr.Explain bietet flexible Werkzeuge für die Zusammenarbeit, die an die Bedürfnisse verschiedener Teams und Organisationen angepasst werden können. Sie können die Teamarbeit über den Freemium-Dienst Tiwri.com oder auf Ihrem eigenen Firmenserver im internen Netzwerk Ihres Unternehmens einrichten. Arbeiten Sie gemeinsam an verschiedenen Themen, indem Sie Teammitgliedern Folgendes ermöglichen:

• Inhalte bearbeiten;
• Änderungen kommentieren;
• Themen sperren, um versehentliche Bearbeitungen zu verhindern;
• Alle Überarbeitungen im Versionskontrollsystem verfolgen.

Was ist kollaboratives Arbeiten?

Kollaboratives Arbeiten ermöglicht einer Gruppe von Personen, gemeinsam Dokumente über eine Internetverbindung zu erstellen und zu bearbeiten, unabhängig von ihrem physischen Standort.

Dr.Explain bietet zwei Hauptwege, um die Zusammenarbeit an Benutzerdokumentation einzurichten.

Nutzung des Tiwri.com-Dienstes

Dies ist ein cloudbasierter Dienst, der es mehreren Autoren ermöglicht, gleichzeitig am selben Dr.Explain-Projekt zu arbeiten. Dazu müssen Sie lediglich ein Konto auf Tiwri.com erstellen. Diese Option ist ideal für kleine Teams und Projekte, die keine umfassende Kontrolle über die Datenspeicherung erfordern. Kostenlose Tarife sind verfügbar.

Nutzung des Dr.Explain Collaboration Servers

Der Dr.Explain Collaboration Server ist eine lokale Lösung (on-premises), die es Ihnen ermöglicht, einen Kollaborationsserver auf Ihrer eigenen Hardware in Ihrem lokalen Netzwerk einzurichten. Diese Option bietet volle Kontrolle über Ihre Daten und ist ideal für große Organisationen mit hohen Sicherheitsanforderungen.

Für größere Teams bieten wir eine Möglichkeit, Multi-User-Projekte schnell mit vorkonfigurierter Funktionalität einzurichten – ohne Installation von Serverkomponenten oder Verwaltung komplexer Konfigurationen. Sie benötigen nicht einmal einen dedizierten Systemadministrator: Wir liefern den Server als vorkonfigurierte virtuelle Maschine, die auf einem handelsüblichen Büro-PC laufen kann.

Der Dr.Explain Collaboration Server ermöglicht Ihnen:

• die sichere Speicherung aller Projektdaten auf dem eigenen Server Ihrer Organisation;
• die Arbeit in Ihrem internen Netzwerk ohne Internetverbindung;
• die Anbindung einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern und die Erstellung einer unbegrenzten Anzahl von Projekten.

Einfache Einrichtung für Unternehmensanwender

Für Unternehmensanwender der Dr.Explain-Clientanwendung ist der Wechsel vom Tiwri.com-Dienst zu Ihrem eigenen Firmenserver einfach. Sie müssen lediglich die Serveradresse in den Einstellungen des freigegebenen Projekts aktualisieren. Wie Sie mit dem Dr.Explain Collaboration Server arbeiten, erfahren Sie in unserer Dokumentation.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit in Dr.Explain?

Das System verwendet eine Check-in/Check-out-Methode, um Konflikte zu vermeiden:

• Sobald ein Autor mit der Bearbeitung eines Themas beginnt, sperrt der Dienst es automatisch für andere Autoren;
• Nach Abschluss der Bearbeitung und dem Speichern auf dem Server wird die Sperre aufgehoben. Dies ermöglicht es mehreren Personen, gleichzeitig an verschiedenen Teilen des Projekts zu arbeiten, ohne sich gegenseitig zu behindern;
• Während ein Thema von einem Autor bearbeitet wird, ist es für alle anderen Teilnehmer schreibgeschützt.

Was sind die Hauptvorteile der Nutzung von Dr.Explain?

Zugänglichkeit. Die auf einem entfernten Server gespeicherte Dokumentation ist von jedem internetfähigen Gerät aus zugänglich.

Versionskontrolle. Cloud-Dienste speichern automatisch einen vollständigen Verlauf der Dokumentänderungen. Dies erleichtert die Wiederherstellung früherer Versionen und verhindert Datenverlust. Autoren können abwechselnd an einer Projektdatei arbeiten oder Versionskontrollsysteme verwenden, um Änderungen zusammenzuführen.

Zentrale Speicherung. Ihre gesamte Dokumentation wird an einem Ort gespeichert, was das Auffinden und Verwalten erleichtert.

Automatische Aktualisierungen. Wenn ein Dokument geändert wird, wird es automatisch für alle Benutzer mit Zugriff aktualisiert.

Bessere Zusammenarbeit. Cloud-Dienste bieten integrierte Werkzeuge für Kommunikation und Kommentare, was Teammitgliedern hilft, effektiver zusammenzuarbeiten. Sie können die Arbeit auf mehrere Autoren verteilen, indem Sie jedem bestimmte Themen zuweisen.

Für welche Art von Benutzern ist Dr.Explain geeignet?

Dr.Explain ist eine gute Lösung für große Organisationen mit hohen Anforderungen an ihre Hilfesysteme sowie für kleine Unternehmen. Hier sind die häufigsten Situationen, in denen Dr.Explain zu einer effektiven Lösung wird:

• Sie benötigen eine flexiblere Kontrolle über die Struktur und den Inhalt Ihres Projekts;
• Ihr Projekt ist zu umfangreich geworden, was die Navigation erschwert;
• Sie benötigen eine leistungsstarke Volltextsuche über alle Themen;
• Sie wünschen sich Werkzeuge zur Anpassung des visuellen Designs Ihres Handbuchs;
• Sie benötigen integrierte Funktionen zum Erfassen und Bearbeiten von Screenshots;
• Ihr Team benötigt Funktionen für die Zusammenarbeit;
• Sie benötigen ein Programm mit zuverlässigem Langzeit-Support;
• Sie möchten eine kostenlose Testversion, um die Funktionen der Software zu bewerten;
• Ihre Organisation ist eine Behörde oder ein Unternehmen, das verpflichtet ist, Daten ausschließlich auf internen Servern zu speichern.

Nutzer über die Zusammenarbeit in Dr.Explain

'Unsere Mitarbeiter haben Dr.Explain schnell gemeistert. Besonders freut uns, dass wir Dokumentation im Team erstellen können. Jedes Teammitglied kann Änderungen an der Dokumentation vornehmen, ohne die Arbeit der anderen zu beeinträchtigen.'

Dmitry Nichiporchuk, Inhaber und Geschäftsführer der Full-Service-Webdesign- und Entwicklungsfirma Time Design

'Uns hat sofort die Benutzerfreundlichkeit und Intuitivität gefallen. Selbst ohne Programmierkenntnisse können Sie ein Handbuch erstellen und im Web veröffentlichen.'

Alessandro Calmo, Koordinator der Softwareabteilung bei Ala Data System

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Siehe auch

• Dokumentation in mehreren Formaten erstellen
• Screenshots automatisch kommentieren
• Verwalten der Projektstruktur